Zásady ochrany osobních údajů

PREVENTADO s.r.o., IČ: 03738116, se sídlem nám. T. G. Masaryka 588, 760 01 Zlín, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 86522 (dále jen „PREVENTADO“ nebo „my“), tímto v pozici správce osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „Nařízení“), informuje všechny své klienty a obchodní partnery, jsou-li fyzickými osobami, či zaměstnance svých klientů a obchodních partnerů, případně uchazeče o zaměstnání nebo návštěvníky internetových stránek PREVENTADO (www.preventado.cz) nebo návštěvníky internetových stránek projektu ERGONOM ON-LINE (www.ergonom-online.cz), dále projektů KATEGORIZACE PRACÍ (www.kategorizace-praci.cz), PRECONTROL (www.precontrol.cz) a E-PREVENTADO (www.e-preventado.cz) (dále jen „Subjekty údajů“ nebo „Vy“), o zpracování jejich osobních údajů.

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) stanovují základ, podle kterého budeme zpracovávat jakékoli osobní údaje, které od Vás získáme nebo které nám poskytnete, budou-li tyto naplňovat níže uvedená specifika.

Správcem osobních údajů je společnost PREVENTADO.

Kontaktní údaje správce osobních údajů:

• e-mail: dpo@preventado.cz;
• pošta: nám. T. G. Masaryka 588, 760 01 Zlín, Česká republika.

Přečtěte si prosím pečlivě následující text, abyste pochopili postupy týkající se Vašich osobních údajů a jak s nimi budeme nakládat.

Uplatňujeme přehledný přístup k vysvětlení svých postupů k ochraně osobních údajů tak, jak to doporučují dozorové orgány. Znamená to, že se snažíme poskytnout Vám pouze relevantní informace o ochraně soukromí týkající se využívaných služeb společnosti PREVENTADO a webových stránek www.preventado.cz , www.ergonom-online.cz, www.kategorizace-praci.cz, www.precontrol.cz a www.e-preventado.cz, a k tomu využíváme jednoduchou formu těchto Zásad. Pro Vaši zpětnou vazbu či jakékoli Vaše dotazy nás, prosím, neváhejte kontaktovat

ÚDAJE, KTERÉ O VÁS ZPRACOVÁVÁME
Je pro nás důležité, abyste věděl/a, jaké a jak Vaše osobní údaje zpracováváme a k jakým účelům je využíváme, s cílem, abychom fungovali efektivněji v poskytování odborných informací o ochraně osobních údajů a umožňovali Vám získat podstatné informace o ochraně osobních údajů.

Můžeme o Vás shromažďovat a zpracovávat údaje v případě, kdy se chystáte využít nebo již využíváte naše služby, když s námi uzavíráte smlouvu či s námi jinak komunikujete nebo navštívíte naše webové stránky či prostory našich provozoven.

Vaše osobní údaje získáváme z několika zdrojů. Primárním zdrojem Vašich osobních údaje jste Vy osobně nebo Vaše společnost, resp. společnost, již zastupujete (např. když s Vámi uzavíráme smlouvu a Vy osobně, nebo společnost, již zastupujete, nám pro tyto účely předáte Vaše identifikační údaje či platební údaje, případně nám zašlete Váš životopis). Vaše osobní údaje dále můžeme rovněž pro výše uvedené účely získávat z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou např. veřejné seznamy, rejstříky a registry (např. obchodní rejstřík či živnostenský rejstřík) nebo nám mohou být poskytnuty třetími stranami, případně mohou být zaznamenány automaticky (kamerové systémy).

Jedná se především o tyto údaje:

Zejména je to v případech, kdy:

1. to je nezbytné pro splnění smlouvy (např. poskytnutí služeb, pracovní smlouva, smlouva o spolupráci či jiná smlouva), jejíž jste Vy nebo společnost či jiná právnická osoba, k níž jste v určitém vztahu, smluvní stranou, nebo pro provedení opatření před uzavřením takové smlouvy (např. výběrové řízení s uchazeči o zaměstnání či jednání s potenciálními klienty a partnery); nebo
2. je to po nás vyžadováno příslušnými právními předpisy (např. pracovněprávními předpisy, daňovými předpisy); nebo
3. jste nám k tomu udělil/a Váš souhlas (např. e-mailová adresa pro zasílání marketingových sdělení), kdy svůj souhlas můžete kdykoli odvolat; nebo
4. je to naším oprávněným zájmem v zájmu zvyšování kvality našich služeb Vám poskytovaných, v souvislosti s navazujícím informováním o novinkách týkajících se PREVENTADO vůči našim klientům, z důvodu identifikace osob v prostorách recepce, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání či ochrana zdraví a majetku v prostorách našich provozoven.

Některé z těchto informací nám můžete poskytnout komunikací s námi např. prostřednictvím telefonu, e-mailu či jinak. Některé z nich dále shromažďujeme automaticky, např. použitím cookies, když navštěvujete naše webové stránky, či v rámci kamerového systému.

Přijímáme a uchováváme informace, jež nám poskytnete jakýmkoli způsobem včetně informací, jež nám poskytnete v případě, že máte zájem o naše služby či během výběrového řízení, pokud se u nás ucházíte o zaměstnání.

Poskytnutí jakýchkoli informací je dobrovolné s výjimkou případů, kdy je uvedeno něco jiného (zákonná povinnosti poskytnout údaje).

Respektujeme zásadu minimalizace údajů, když uchováváme pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelům, pro které jsou zpracovávány.

VYUŽITÍ INFORMACÍ
Informace, které o Vás shromažďujeme, používáme zejména k tomu, abychom Vám poskytli naše služby, plnili naše smluvní závazky vůči Vám, plnili naše zákonné povinnosti, upozornili Vás na změny v našich službách, abychom naše služby vylepšovali a/nebo abychom chránili našeho oprávněné zájmy.

Vaše osobní údaje využíváme pro účely, pro které jsme je získali.

Vaše vybrané údaje (e-mailová adresa) používáme rovněž pro účely přímého marketingu. Tyto aktivity zahrnují především použití Vašich e-mailových adres za účelem zasílání našich novinek. Tuto marketingovou komunikaci můžete kdykoli rychle a jednoduše přestat odebírat pomocí odkazu pro odhlášení, který je obsažen v každém newsletteru. Případně nás informujte na e-mailové adrese uvedené níže.

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k žádnému rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

SDĚLOVÁNÍ VAŠICH INFORMACÍ
Vaše osobní údaje nesdělíme nikomu mimo případů, jak jsou popsány v těchto Zásadách.

PREVENTADO může osobní údaje v rozsahu identifikačních údajů klienta, případně zástupce klienta, zveřejnit ve svých propagačních materiálech, pokud je tak předem dohodnuto s klientem.

Vaše osobní údaje můžeme v odůvodněných případech a v nezbytném rozsahu sdílet s následujícími třetími stranami:

• smluvními partnery PREVENTADO, pokud je to nezbytné pro realizaci smluvního vztahu či pro běžné fungování PREVENTADO (např. poskytovatel a správce IT infrastruktury, poskytovatel poštovních služeb, překladatelské agentury, správa webových stránek atd.);
• jiným subjektům v případech, kdy nám poskytnutí takových údajů ukládají právní předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. orgány státní správy, soudy, Policie ČR atd.).

COOKIES
Naše webové stránky používají soubory „cookies“ a další technologie, které ukládají malé množství dat do Vašeho počítače či zařízení, aby umožnily sběr statistických informací z Vašeho webového prohlížeče. Cookies se na internetu běžně používají a umožňují webovým stránkám/portálu rozpoznat zařízení uživatele, aniž by jednoznačně identifikovaly individuální osobu, která počítač používá. Tyto technologie Vám usnadňují přihlásit se na stránku a používat ji, poskytují nám zpětnou vazbu o tom, kterou část stránek navštěvujete, takže můžeme posuzovat efektivitu stránek a umožnit vám lepší uživatelskou zkušenost.

Další informace o cookies včetně toho, jak zjistit, které cookies byly nastaveny a jak je spravovat, zablokovat a smazat, naleznete na webových stránkách www.allaboutcookies.org či naši Cookie Policy. Můžete také nastavit svůj prohlížeč tak, aby žádné cookies nepřijímal.

OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍCH OSOB
Osobní údaje třetích osob, jimiž se rozumí osobní údaje zaměstnanců či spolupracovníků klientů či obchodních partnerů PREVENTADO a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci s PREVENTADO, popř. jiné údaje, které PREVENTADO obdrží od klienta či obchodního partnera v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje PREVENTADO užije za účelem plnění smluv s klienty či dodavateli. PREVENTADO bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

ZABEZPEČENÍ DAT
Zajišťujeme adekvátní procedury, abychom zamezili neautorizovanému přístupu k osobním údajům a jejich zneužití.

Abychom ochránili a zabezpečili osobní údaje, které nám poskytujete, používáme potřebné a vhodné systémy a procedury. Využíváme také bezpečnostní procedury a technická a fyzická omezení pro přístup k osobním údajům a jejich použití na našich serverech. Přístup k osobním údajům má pouze autorizovaný personál, který s daty pracuje.

DÉLKA UCHOVÁVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Při nakládání s Vašimi osobními údaji pro konkrétní účely respektujeme zásadu omezení uložení, kdy Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu.

PREVENTADO zpracovává osobní údaje třetích osob po dobu trvání právního základu zpracování a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

Uchováváme Vaše osobní údaje po dobu trvání našeho smluvního vztahu za účelem výkonu práv a povinností z něj plynoucích, i po jeho skončení k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních povinností, smluvních závazků, řešení sporů a právní vymáhání oprávněných nároků či pro případná správní řízení. Tyto potřeby jsou rozdílné v závislosti na konkrétním důvodu jejich uchování, a proto se doba uchovávání různých druhů Vašich osobních údajů v konkrétních případech výrazně liší, přičemž může dosahovat až 10 let od ukončení smluvního vztahu, s výjimkou případů delšího uchování vyžadovaného právními předpisy (např. mzdové listy).

Záznamy z kamerového systému provozovaného v prostorách naší kanceláře uchováváme po dobu 7 dní.

Ve výjimečných případech, například při vedení soudního sporu, může z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů dojít i k delšímu uchování některých dokladů obsahujících Vaše osobní údaje. Jedná se zejména o případy, kdy bychom museli tyto doklady předkládat jako důkazy v soudním sporu, ve správním řízení nebo z důvodu výkonu rozhodnutí.

VAŠE PRÁVA
Jakožto subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva, vyplývající z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o:

• právo na přístup k osobním údajům – máte právo získat od nás informace o tom, zda osobní údaje, které se Vás týkají zpracováváme či nikoliv, a pokud tomu tak je, pak máte právo k těmto osobním údajům získat přístup;
• právo na opravu osobních údajů – v případě, že se domníváte, že zpracováváme nepřesné nebo neúplné osobní údaje, které se Vás týkají, máte právo na jejich opravu, případně máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení;
• právo na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“) – v případě, že nás požádáte o výmaz Vašich osobních údajů, bez zbytečného odkladu tak učiníme, a to zejména v případě, že:
  1. Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány;
  2. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na základě Vámi uděleného souhlasu a tento souhlas odvoláte a zároveň neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  3. Vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů a zároveň neexistují žádné převažující či oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů;
  4. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně;
  5. odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
• právo na omezení zpracování osobních údajů – máte právo požádat nás o omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případě, že:
  1. popíráte přesnost osobních údajů;
  2. zpracování je protiprávní a zároveň jste odmítli výmaz osobních údajů a žádáte o omezení jejich použití;
  3. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale zároveň je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  4. Vznesli jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů a prozatím nebylo ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
• právo na přenositelnost osobních údajů – na základě Vaší žádosti předáme Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu a které jste nám poskytl(a), předali Vám či jinému správci, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, nebudeme moci Vaší žádosti vyhovět;
• právo vznést námitku – máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely veřejného zájmu nebo pro účely našeho oprávněného zájmu. Jestliže se zpracování osobních údajů zakládá na našem oprávněném zájmu (včetně přímého marketingu), můžete vznést námitku proti tomuto zpracování, pokud se toto zpracování týká namítaného účelu. V takovém případě již nebudou Vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávány.

Rovněž upozorňujeme, že v případě, že jste nám udělili souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, a to poštou na adrese našeho sídla nebo e-mailem na dpo@preventado.cz.

Dále upozorňujeme i na možnost podání případné stížnosti k dozorovému úřadu ochrany osobních údajů, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, e-mail: posta@uoou.cz, pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušen právní předpis či Vaše práva.

Pokud si v případě potřeby přejete uplatnit některé z Vašich práv, kontaktujte nás, prosím, prostřednictvím e-mailu: dpo@preventado.cz nebo poštou na adrese našeho sídla.

ZMĚNY NAŠICH ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Jakékoli změny, které můžeme v budoucnu v těchto našich Zásadách učinit, budou publikovány na této stránce a bude-li to vhodné, upozorníme Vás na ně e-mailem. Kontrolujte, prosím, tedy tyto stránky, abyste se dozvěděli o všech aktualizacích a změnách našich Zásad ochrany osobních údajů.

KONTAKTUJTE NÁS
Ve věci zpracování Vašich osobních údajů nás můžete nás kdykoli kontaktovat zasláním e-mailu na dpo@preventado.cz nebo poštou na adrese našeho sídla.

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho (1) měsíce od doručení kompletního sdělení. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva (2) měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů bychom vás informovali.

Tyto Zásady jsou účinné od 22. 5. 2020 a budou pravidelně aktualizovány. Platnou verzi najdete vždy zde: Zásady ochrany osobních údajů.

PREVENTADO s.r.o.

www.preventado.cz